In den letzten Jahren sind Cyberangriffe und Datenlecks immer häufiger geworden. Das geht so weit, dass viele Nutzerinnen und Nutzer die Schlagzeilen über Datenlecks inmitten von Nachrichten über COVID-Varianten, Affenpocken, Naturkatastrophen und vielem mehr überfliegen.
Seien wir ehrlich. In einer Welt, die mit so vielen Problemen zu kämpfen hat, ist es kein Wunder, dass manche Dinge im Durcheinander untergehen. Aber wir würden unsere Arbeit nicht machen, wenn wir uns nicht wieder auf die Themen konzentrieren würden, die sich wirklich auf die Unternehmen unserer Kunden auswirken können... und das heißt, wir sprechen über Datensicherheit.
Digitale vs. physische Dokumente
Wie kann ein Unternehmen also dafür sorgen, dass seine Informationen sicher sind? Nun, unsere allererste Empfehlung ist, sie über eine sichere Plattform zu digitalisieren. Unternehmen, die immer noch physisches Papier verwenden, um Vorgänge zu verfolgen, denken vielleicht, dass ihre Informationen dadurch vor Online-Raubtieren sicher sind - und sie hätten Recht... bis zu einem gewissen Grad.
Es stimmt, dass physische Papierstücke nicht gehackt werden können. Aber sie können fallen gelassen, gestohlen, aus Mülleimern geholt, fotografiert, fotokopiert, verloren werden... Sie verstehen schon.
Kennen Sie Ihre Schwächen
Wie in jedem anderen Bereich des Geschäftslebens ist es auch bei der Datensicherheit wichtig zu wissen, was Sie gut können und wo Ihre Schwachstellen liegen. In den meisten Fällen lassen sich die Schwachstellen in drei Kategorien einteilen: Mitarbeiter, Software und Systeme.
Personal
Da immer mehr Menschen von zu Hause aus arbeiten, kann die Personalverwaltung schwierig sein. Aber auch in diesem Fall ist es nicht unmöglich, Daten sicher zu verwalten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team in Ihren Datensicherheitsrichtlinien geschult ist (und erstellen Sie eine Richtlinie, wenn Sie keine haben). Stellen Sie dann sicher, dass sie nur auf sichere Dateien auf einem Firmengerät zugreifen, sich abmelden, wenn sie fertig sind, und ihre Kennwörter regelmäßig aktualisieren. Wenn Sie ein System haben, das Passwörter mit Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen verlangt, ist das umso besser.
Software
Eine sichere Transportmanagement-Software macht auch dies einfacher. Einige TMS sind sogar für die Meldung von Datenverstößen oder Sicherheitsrisiken zuständig, so dass Ihr Unternehmen im Falle eines Verstoßes entsprechend reagieren kann. Achten Sie nur darauf, dass Ihre Software regelmäßig aktualisiert wird und dass sie Ihre aktuellen Anbieter und Mitarbeiter berücksichtigt. Wenn Sie noch keinen Prozess für die Entfernung alter Teammitglieder aus Ihrem TMS haben, ist es jetzt an der Zeit, einen zu schaffen.
System
Nein, wir sprechen nicht von einem Logistiksystem. Wir meinen ein Datensicherheitssystem. Organisationen sollten physisch und digital sicher sein. Dies lässt sich durch physische Schlösser, Schlüsselkarten, Passwörter, verschlüsselte Daten und vieles mehr erreichen. Dieses System sollte auch regelmäßige Backups der Unternehmensdaten auf einem sicheren Server erstellen. Sollte sich ein Hacker Zugang verschaffen, sind die angezeigten Informationen verschlüsselt, und die Daten selbst sind auf einer externen Quelle geschützt. Selbst wenn sie gelöscht wurden, können sie wiederhergestellt werden.
Proaktiv sein
Letzten Endes sind die Mitarbeiter und Prozesse Ihres Unternehmens die erste Verteidigungslinie gegen Datenbedrohungen. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter regelmäßig geschult werden und alle Änderungen auf allen Ebenen Ihres Teams effektiv kommuniziert werden. Ihre TMS sollten sicher und für Ihr Team einfach zu bedienen sein. Auf diese Weise werden Ihre Mitarbeiter das Programm mit größerer Wahrscheinlichkeit nutzen, etwaige Probleme der Unternehmensleitung melden und sich persönlich für den Schutz der Unternehmensdaten verantwortlich fühlen.
Unser Team setzt eine Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen ein, um sowohl die Daten der TOC als auch die der Kunden zu schützen. Möchten Sie mehr über die TMS erfahren, die wir zum Nutzen unserer Kunden anbieten? Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf.