En los últimos años, los ciberataques y las filtraciones de datos son cada vez más frecuentes. Hasta el punto de que muchos usuarios pasan por delante de los titulares de las filtraciones de datos entre las noticias de las variantes del COVID, la viruela del mono, los desastres naturales y mucho más.
Vamos a ser sinceros. En un mundo que se enfrenta a tantos problemas, no es de extrañar que algunas cosas se pierdan en el camino. Aun así, no estaríamos haciendo nuestro trabajo si no volviéramos a centrarnos en los temas que realmente pueden afectar a las organizaciones de nuestros clientes... y eso significa que estamos hablando de la seguridad de los datos.
Documentos digitales y físicos
Entonces, ¿cómo se asegura una organización de mantener su información segura? Bueno, nuestra primera recomendación es digitalizarla a través de una plataforma segura. Las organizaciones que todavía utilizan papel físico para hacer un seguimiento de las operaciones pueden pensar que esto hace que su información esté a salvo de los depredadores en línea, y tendrían razón... hasta cierto punto.
Es cierto que los papeles físicos no pueden ser pirateados. Pero sí pueden caerse, ser robados, sacados de los cubos de basura, fotografiados, fotocopiados, perdidos... ya lo entiendes.
Conocer sus puntos débiles
Como en cualquier otra parte de la empresa, es esencial saber en qué se es bueno y dónde están los puntos vulnerables cuando se trata de la seguridad de los datos. En su mayor parte, las vulnerabilidades se dividen en tres categorías: personal, software y sistemas.
Personal
El personal puede ser complicado ahora que hay más gente que trabaja desde casa. Pero en este caso, no es imposible gestionar los datos de forma segura. Asegúrate de que tu equipo está formado en tus políticas de seguridad de datos (y elabora una política si no la tienes). A continuación, asegúrate de que sólo acceden a archivos seguros en un dispositivo de la empresa, que cierran la sesión cuando han terminado y que actualizan sus contraseñas con regularidad. Si tienes un sistema que puede exigir contraseñas con números, letras y caracteres especiales, mejor.
Software
Un software de gestión de transporte seguro también lo facilitará. De hecho, algunos TMS se encargan de informar de cualquier brecha de datos o riesgo de seguridad que puedan encontrar, lo que significa que su organización puede reaccionar en consecuencia ante una brecha. Sólo tiene que asegurarse de que su software se actualiza con regularidad y de que refleja a sus proveedores y personal actuales. Si no tiene un proceso para eliminar a los miembros antiguos del equipo de su TMS, ahora es el momento de crear uno.
Sistema
No, no estamos hablando de un sistema de logística. Nos referimos a un sistema de seguridad de datos. Las organizaciones deben ser física y digitalmente seguras. Esto se puede conseguir mediante cerraduras físicas, tarjetas llave, contraseñas, información encriptada, etc. Este sistema también debería crear copias de seguridad periódicas de la información de la organización en un servidor seguro. De esta manera, si un hacker consigue acceder, la información que ve está encriptada y los datos en sí están protegidos en una fuente externa. Incluso si se borra, se puede recuperar.
Sea proactivo
A fin de cuentas, el personal y los procesos de su organización son las primeras líneas de defensa contra las amenazas a los datos. Es importante asegurarse de que los empleados reciban una formación periódica y de que cualquier cambio se comunique eficazmente a todos los niveles de su equipo. Sus TMS deben ser seguros y fáciles de usar para su equipo. De este modo, es más probable que el personal utilice el programa, comunique a la dirección cualquier problema que tenga y se sienta personalmente implicado en la protección de los datos de la empresa.
Nuestro equipo utiliza diversas medidas de seguridad para mantener protegidos tanto los datos del COT como los de los clientes. ¿Quiere saber más sobre los TMS que ofrecemos para beneficio de nuestros clientes? Póngase en contacto con nuestro equipo.